G8D

V nasledujúcom období si na blogu Q4E1 priblížime niekoľko nástrojov používaných v manažmente kvality. Príspevky budú obsahovať ich charakteristiku a popis, príklady, prínosy nástrojov a ich potenciálne využitie. 

Nástrojov na riadenie kvality je veľké množstvo a majú rôzny charakter. Je možné použiť heuristické metódy, metódy na definovanie a mapovanie procesov, alebo nástroje na meranie odchýliek (Sigma Six). Bližšie si v nasledujúcom texte popíšeme ako prvú metódu Global 8D ( G8D ), ktorá je v našich (slovenských) podmienkach pomerne mladá a neznáma. Metóda Global 8D je nazývaná niekedy aj FORD 8D, pretože bola po prvý krát použitá a popísaná v roku 1987 v spoločnosti Ford Motor Company. Presnejšie v manuáli nazvanom „Tímovo orientované riešenie problémov“, ktorý bol vypracovaný na požiadavku predstavenstva, ktoré bolo znepokojené tými istými sa vyskytujúcimi sa problémami rok, čo rok. 

G8D je štruktúrovaný proces riešenia problémov. Metóda je určená na identifikáciu, nápravu a elimináciu opakovaných nedostatkov a je taktiež určená na zlepšenie procesov a produktov. Jej použitie je vhodné ak[1]:

- sa vyskytnú veľké nedostatky
- sú sťažnosti zákazníkov
- sa vyskytnú opakujúce sa problémy
- je potrebný tímový prístup
- ak je príčina problému neznáma

„Tento prístup zaisťuje, aby riešenie problému, prijímanie rozhodnutia a plánovanie vychádzalo z údajov a aby bol vyriešený skutočný problém a nie dôsledky, ktoré tento problém maskujú.“[2] Dá sa teda konštatovať, že ide o metódu, ktorá vecne a presne definuje neželané rozdiely a jej výsledkom sú konkrétne odporúčania a riešenia. G8D sa skladá z nasledujúcich krokov: 

D0 – Príprava procesu G8D 

Nie každý problém si vyžaduje použitie tejto metódy. Ak ju však používame, je nutné vykonať náležitú prípravu. G8D je založená na faktoch, je teda dobré zhromaždiť údaje, na základe ktorých definujeme a kvantifikujeme symptómy. Slúžia k tomu informácie od zákazníkov, dodávateľov, ich spätné väzby, údaje z oddelenia kvality. Údaje sa analyzujú a predstavujú základ pre riešenie problému. Je možné, že si zvládnutie metódy G8D bude vyžadovať i tréning a školenia zamestnancov. 

D1 - Zostavenie týmu 

Zostavenie tímu odborníkov, ktorý ovládajú problematiku riešených procesov a produktov. Následne medzi nimi stanoviť vzťahy a určiť výkonného lídra, ktorý bude disponovať vedomosťami a skúsenosťami, časom, autoritou a právomocami pre implementáciu nápravných opatrení. V tíme sa určia aj ciele a roly, ktoré budú členovia plniť, respektíve vykonávať. 

D2 – Popísanie problému 

Predovšetkým ide o definovanie problému merateľnými ( kvantifikovateľnými ) veličinami. Pre tieto účely sa dajú využiť skupiny siedmych starých i nových nástrojov riadenia kvality, rôzne správy a audity. Jednou z ďalších metód je 5W2H Analysis, ktorá je skratkou z angličtiny pre sedem jednoduchých otázok. Táto metóda je rýchla , trefná, jednoduchá a poskytuje prehľadné výstupy. 

5W2H
Otázky		Odpovede
Why?	Prečo?	...
What?	Čo?	...
Where?	Kde?	...
Who?	Kto?	...
When?	Kedy?	...
How?	Ako?	...
How much?	Za koľko?	...

Tab. 1: Tabuľka 5W2H Analysis ( Vlastná tvorba )

D3 – Navrhnutie dočasných opatrení 

Navrhnutie a implementácie dočasných opatrení, ktoré chránia v prípade problému ako externého, tak interného zákazníka, aby sa predišlo akýmkoľvek ďalším stratám, pokiaľ sa neprijmú trvalé opatrenia. 

D4 – Identifikovanie a overenie koreňových príčin a miesta úniku 

Identifikujeme všetky potenciálne príčiny, ktoré by zdôvodnili, prečo sa problém vyskytol a testujeme ich za pomoci podporných nástrojov. Je nutné testovať každú potencionálnu príčinu s vopred nachystanými údajmi a s popisom problému. 

D5 – Voľba a overenie permanentných nápravných opatrení 

V tomto kroku si musíme zvoliť trvalé nápravné opatrenie, ktoré bude správne, nebude spôsobovať žiadne nežiaduce a vedľajšie problémy. Mali by sa preto definovať aj možné akcie, ktoré by sa mali vykonať v prípade výskytu nežiaducich efektov. 

D6 – Schválenie a implementácia trvalých nápravných opatrení 

Prechod z dočasných opatrení na trvalé nápravné opatrenia a ich dlhodobé kontrolovanie. Je vhodné používať kontrolné nástroje aby sme sa presvedčili, či je koreňová príčina odstránená. 

D7 – Prevencia výskytu 

Identifikácia a implementácia krokov, ktoré by sme museli v budúcnosti podniknúť v prípade, že sa vyskytne taký istý, prípadne podobný problém. Je to teda akési systémové riešenie, ktoré zabezpečuje budúce neočakávané udalosti. 

D8 – Ocenenie individuálnych a tímových príspevkov 

Zmyslom je hodnotenie ako tímu, tak jednotlivca, ich uznanie. Zhromaždiť údaje, vyhodnotiť ich a podeliť sa so skúsenosťami a tak prispieť k neustálemu zlepšovaniu kvality. 

Celkovo sa dá zjednodušene povedať, že postupnosť týchto krokov predstavuje algoritmus na identifikáciu a riešenie problémov. Metóda bola dokonca prijatá ako vojenský štandard v armáde USA pre riešenie problémov počas druhej svetovej vojny. G8D používa aj špeciálne určené formuláre, ktorých formu si stanovujú jednotlivé podniky samé a tento formulár sa pre ne stane záväzným, resp. normou ( Global 8D reporty ). 

Táto metóda je veľmi vhodná na riešenie problémov, ktoré si vyžadujú čo najrýchlejšie riešenie. Formulár s jednotlivými krokmi D0 až D8 musí byť vystavený v nasledujúcich termínoch:[2] 

- Krok D0 – do 24 hodín po predaní informácie o probléme 

- Krok D1 až D5 – do 30 dní od dátumu otvorenia 

- Krok D6 až D8 – do cca 6 mesiacov od dátumu otvorenia 

Na záver by sme mohli zhrnúť výhody a nevýhody tejto metódy:[1] 

Výhody: 

- efektívny prístup v hľadaní koreňa príčiny, návrh riešenia a implementácia trvalého opatrenia 

- pomáha zlepšiť kontrolný systém a vytvára prevenciu pre prípadný výskyt problémov 

- rýchle riešenie problémov 

Nevýhody: 

- tréning zamestnancov v G8D metóde môže byť náročný na čas a vývoj 

- vyžaduje vzdelávanie nielen v G8D procese, ale aj náročný zber dát a informácií a ich analýzu prostredníctvom rôznych nástrojov. 

Príklad G8D reportu môžete nájsť tu.

Obr. č.1.: Príklad G8D reportu (v nemčine)

Obr. č.2.: Príklad G8D reportu (v angličtine)

ZDROJE:

[1] http://www.12manage.com/methods_ford_eight_disciplines_8D.html

[2]KOLUMBER, Š. 2009. Zvyšování konkurenceschopnosti podniku pomocí využití propojení systému managementu kvality a konceptů Balanced Scorecard : Dizertačná práca. Zlín: Univerzita Tomáša Baťu v Zlíne, 2009