Zlepšovanie na štyri písmená? PDCA

Čo  sebe skrýva skratka PDCA? Nezainteresovaný človek by mohol byť prekvapený, pretože sa s obsahom PDCA zaručene stretol a nie raz. Jedná sa o činnosť, ktorá je každému vlastná, ktorú zažíva každý jednotlivec počas celého života. Zlepšovanie.

Poďme však poporiadku. PDCA je skratka pozostávajúca zo 4 začiatočných písmen anglických slov:

Plan - Plánuj

Do - Vykonaj 

Check - Kontroluj

Act - Jednaj (reaguj)

Obr. č.1.: PDCA cyklus

Sú to fázy zlepšovania, cyklu, nikdy nekončiaceho sa procesu. Cyklus PDCA bol pôvodne vytvorený W. Shewhartom v roku 1930. Neskôr ho rozpracoval E. Deming v súvislosti so zlepšovaním kvality. Preto sa môžeme v literatúre i praxi stretnúť s iným pomenovaním, s názvom "Demingov cyklus".  Ako sme však spomínali, zlepšovanie má každý z nás kdesi v podvedomí prirodzene zakorenené. Demingov cyklus predstavuje efektívny, jednoduchý a zároveň univerzálny postup pre zlepšovanie kvality výrobkov, služieb, procesov, skrátka čohokoľvek.  

Z obrázku č.1. vyplýva, že sa jedná o nikdy nekončiaci proces, cyklus, ktorý sa opakuje stále dookola. Aj preto je PDCA cyklus neoddeliteľnou súčasťou trvalého zlepšovania kvality (continuous improvement). 

Bližšie si popíšeme fázy cyklu, ktorý sa využíva v manažérstve kvality:

Plan - Plánuj

Fáza plánovania je prvou fázou cyklu. Pred zavedením zlepšenia (zlepšenie predstavuje v tomto prípade zmenu, takže v prípade PDCA cyklu môžeme uvažovať aj v intenciách manažmentu zmien) musíme analyzovať situáciu. Dôležité je pochopiť problém a jeho povahu. Problém je odchýlka od procesu, prostredníctvom ktorého uspokojujeme požiadavky zákazníka. Plánujeme determinanty v týchto oblastiach:

- Čo chceme zlepšiť

- Ako to chceme zlepšiť

- Aký výsledný vplyv bude zmena mať

- V akej miere máme zlepšovať a ako budeme merať

- Určenie termínov zavedenia zlepšenia

Do - Urob (vykonaj, realizuj)

Fáza nasledujúca po plánovaní predstavuje samotnú implementáciu zlepšenia. Rozhodujúce je zvládnutie ľudského faktoru. Množstvo teoretikov sa zhodlo v názore, že kvalita stojí a padá na ľuďoch. V súvislosti so zlepšovaním si tento výrok musíme bezpodmienečne uvedomiť, vzhľadom na prevládajúci odpor ľudí voči zmenám. Preto odporúčame, aby sme pri každej implementácii zlepšenia identifikovali ľudí, ktorí sú nim ovplyvnení.

Check - Kontroluj

V kontrolnej fáze porovnávame dosiahnuté výsledky s plánovanými. Jednoduchšie povedané, hodnotíme efektivitu zlepšenia. Fáza "check" zahŕňa činnosti ako sú: meranie, analýza získaných dát, kontrola, hodnotenie.

Act - Konaj (jednaj)

Na základe výsledkov z predchádzajúcej fázy stanovíme následné činnosti. V prípade, že sme nesplnili stanovený cieľ a proces sme nezlepšili v požadovanej miere, tak sa vrátime nielen o fázu späť, ani do fázy implementácie, ale na začiatok k plánovaniu, hľadáme príčinu zlyhania. Ak sa nám podarí naplniť stanovené ciele a zavedieme ich do praxe, nemali by sme zabúdať ani v tomto prípade na ľudský faktor. Odpor voči zmenám môže totiž spôsobiť, že zavedené zlepšenie sa v krátkej dobe nebude praktizovať. Cieľom je štandardizácia zmeny.

Uvedieme ešte niekoľko konkrétnych oblastí, kde sa PDCA cyklus využíva:
- výroba
- manažment (i funkčné manažmenty)
- procesy
- logistika
- vývoj softvéru
- všade tam, kde je zlepšenie.

Okrem PDCA prístupu k zlepšovaniu exsituje aj iný, podobný prístup. Je ním DMAIC metóda. Znovu sa jedná o skratku, pozostávajúcu zo začiatočných písmen nasledovných slov:

- Define - definovanie
- Measure - meranie
- Analyze - analýza
- Improve - zlepšovanie
- Control - riadenie

DMAIC predstavuje nadväzujúcu metódu na PDCA cyklus. Na obrázku č.2. sú popísané rozdiely (v angličtine).[1]

Obr. č.2.: Rozdiel medzi PDCA a DMAIC

Zdroje:
[1] http://www.shmula.com/lean-and-six-sigma-pdca-and-dmaic-comparison/3179/